Představte si běžný pracovní den ve výrobní firmě. U jednoho ze strojů sedí pracovník a čeká na výstupy ze zařízení. Vytisklé papíry potom roznáší jednotlivým oddělením. Taková činnost zabere spoustu času a dnes už ji můžete zjednodušit nebo úplně eliminovat: díky IT workflows a automatizaci procesů. Automatizace IT workflows (pracovních postupů) má své místo napříč všemi obory. Co se za ní skrývá, jaké jsou její světlé a stinné stránky?
Jak vypadá automatizace IT workflows
Spousta procesů, které dosud prováděli zaměstnanci, může být díky informačním technologiím automatizována. Jak? Naprogramováním některých částí procesů či propojením systémů tak, aby spolu komunikovaly a předávaly si data bez lidského zásahu. Na automatizované pracovní postupy může navazovat také monitoring a reporting s automatickým posíláním reportů jednotlivým oddělením.
Automatizace procesů má řadu výhod. Často vede ke zjednodušení pracovních postupů, odhalení jejich slabých míst i k významným finančním úsporám (včetně mzdových nákladů). Ne všechny procesy mohou být plně automatizovány, ale většinou je lze alespoň zjednodušit. Jaké jsou výhody a nevýhody celého postupu?
Výhody automatizace IT workflows v podniku
Automatizace s využitím IT přináší firmám řadu benefitů. Jaké jsou ty nejdůležitější?
- Zefektivnění pracovních postupů. Při zavádění automatizace narazíte na procesy, které lze zjednodušit a tím zvýšit jejich efektivitu a zrychlit celý běh. Možná také zjistíte, že některé kroky postupu je lepší vzájemně zaměnit či provádět paralelně několik úkonů zároveň a tím opět zrychlit tok procesu.
- Úspora času. Zaměstnanci tráví spoustu času činnostmi, které se neustále opakují. Mnoho z nich lze snadno automatizovat. Tím dáte lidem čas na náročnější úkoly. Pracovníci budou více motivovaní, protože už nemusí trávit den nudnými činnostmi, které zvládne počítač.
- Zvýšení transparentnosti procesů. Při zavádění automatizace se většinou postupuje s využitím diagramů, v nichž se proces přehledně rozkreslí. Firma tak má lepší přehled o každém kroku procesu a lépe naplánuje čas, potřebný pro jeho běh. Uvidíte také, které části procesu běžely úspěšně a které skončily s chybou.
- Odhalení úzkých míst v systému či v procesech. Nově odkrytá úzká místa vám napoví, kde je třeba přidat lidskou sílu či jiné zdroje.
- Snížení chybovosti. V některých případech může mít chyba zaměstnance výrazné (a nejen ekonomické) dopady. Riziko lidské chyby se automatizací procesů výrazně sníží nebo eliminuje.
- Nižší mzdové náklady. Některé úkoly zvládne systém a vy možná zjistíte, že nepotřebujete tolik zaměstnanců. Ve výsledku tím ušetříte i na mzdách.
- Přehledný monitoring. Automatizace slouží i jako výborný nástroj pro monitorování běhu procesů a jejich následnou optimalizaci.
- Redukce papírování. Řada dokumentů se může generovat automaticky a rozesílat přes různé aplikace či přímo do e-mailových schránek zaměstnanců nebo oddělení. Tím snížíte množství zbytečně potištěných a následně vyhozených papírů.
- Rychlejší schvalovací procesy a jednodušší audity. Schvalování se stává snazším i díky lepší transparentnosti procesů. Stejně tak máte k ruce přehledné podklady pro případ auditu.
- Lepší plánování. Běh procesů můžete naplánovat na přesný čas, klidně i do budoucna nebo tak, aby na sebe části různých procesů přesně navazovaly (například na základě jejich výstupů).
Automatizace procesů s IT workflows dnes usnadní práci prakticky každé firmě. Kromě popsaných výhod získáte přesná data pro strategické analýzy a plánování a tím i výhodu nad konkurencí.
Nevýhody automatizace IT workflows v podniku
Automatizace má i několik nevýhod. Pojďme se na ně podívat.
- Změny. Zaměstnanci jednoduše nemají rádi změny. Budou si muset zvykat na nové systémy nebo pracovní postupy, kterým mohou nejdříve nedůvěřovat. Časem ale zjistí, že je automatizace zbavila rutinních úkolů a mají více prostoru na to důležité.
- Strach ze ztráty zaměstnání. Vaši lidé se mohou bát, že přijdou o místa. Automatizace však často pomáhá generovat nová pracovní místa nebo dovolí lidem místo repetitivní práce vykonávat kvalifikovanější, lépe ohodnocené činnosti. Zaměstnance můžete také přeškolit na zajímavější pozice.
- Špatné nastavení procesů. Než se pustíte do automatizace, vyberte si opravdu kvalitní firmu, která se důkladně zajímá o váš business. Jedině taková vám workflows správně nastaví a pomůže i s následnou optimalizací procesů. Špatně nastavený automatizovaný proces vám nepřinese žádný užitek.
- Investice. Rozjezd automatizace s využitím IT workflows představuje investici. Opět platí, že pokud si vyberete kvalitní firmu, bude tato nevýhoda vyvážena následnými dlouhodobými úsporami a zvýšením efektivity jednotlivých procesů.
- Rigidita. Automatizované procesy působí neflexibilně: případné úpravy jsou na dodavateli. Dobře zvažte, které procesy chcete automatizovat a které ne. Automatizace ztrácí smysl u procesů, které se často mění nebo do nich zasahují různé (a ne vždy dobře předvídatelné) vnější vlivy. Při rozhodování, co automatizovat a co ne, vám nejlépe pomůže dodavatelská firma (například Pekk).
Stejně jako manuální provádění procesů má i jejich automatizace své výhody a nevýhody. V současnosti ale představuje stále sílící trend a spousta firem v ní vidí skvělou příležitost, jak předběhnout konkurenci.
Jdete do toho s námi?
Stejně jako manuální provádění procesů má i jejich automatizace své výhody a nevýhody. V současnosti ale představuje stále sílící trend a spousta firem v ní vidí skvělou příležitost, jak předběhnout konkurenci. Automatizace IT workflows se tak stává důležitým faktorem, šetřícím čas zaměstnanců i firemní pokladnu. Firmám dává prostor na vývoj nových produktů, investice do nových strojů a vybavení, kvalitnějšího školení zaměstnanců a dalších oblastí.
Pokud vás zajímá více informací, domluvte si nezávaznou schůzku, na které společně zhodnotíme možnosti automatizace ve vaší firmě.