Řešíte, jak zkoordinovat IT v malé firmě? Přemýšlíte, jak si co nejlépe poradit se zálohováním, bezpečností dat nebo spoluprací na dálku? Chcete vědět, jak můžete na firemním IT efektivně ušetřit? Pekk vám v tomto článku odpoví na 14 nejčastějších otázek, kterými se zabývají malé firmy z hlediska nastavení a provozu informačních technologií.

Na co se nejčastěji ptáte v souvislosti v IT v malé firmě?

1. Jaké nástroje usnadní v malé firmě spolupráci na dálku?

Spolupráce na dálku dnes není žádný problém. Celá řada nástrojů umožňuje komunikaci, sdílení souborů napříč týmy i celou firmou nebo spolupráci v reálném čase, i když se zaměstnanci nachází na různých místech.

Při spolupráci na dálku oceníte například nástroje Basecamp nebo Asana pro projektové řízení, Slack pro rychlou a efektivní komunikaci, Google Drive a Google Docs pro ukládání, sdílení a vytváření dokumentů, na kterých může spolupracovat klidně celý tým. Užitečné je i Trello pro správu úkolů i projektů a koordinaci spolupráce. Jako přehledný to-do list s možností reportingů můžete vyzkoušet I done this. Pro grafické sdílení informací a brainstormingy se zase hodí Miro.

A co komunikace na dálku? Většina moderních videokonferenčních nástrojů vám dovolí sdílet obrazovku nebo se přihlásit o slovo. Vyzkoušejte videokonferenční a chatovací nástroj Microsoft Teams, platformu Zoom Meetings pro remote meetingy nebo například Skype for business. Populární jsou také Cisco Webex nebo Google Meet.

2. Jak vyřešit zálohování a vyhnout se ztrátě dat?

Jaký typ zálohování použijete? Jaká data chcete (a musíte) zálohovat, aby bylo možné při potížích obnovit provoz firmy co nejrychleji? Jak často budete zálohovat? Jak proces automatizujete? To jsou jen některé z řady otázek, které vás při řešení zálohování čekají.

Zálohování můžete vyřešit samostatně nebo za pomocí odborníků. V prvním případě je nutné zakoupit vhodný hardware a mít zaměstnance, který celý proces efektivně nastaví. Nemáte-li ve firmě vlastní zdroje, je čas se obrátit na odborníky (například Pekk). Ti analyzují vaši situaci a potřeby, zvolí a nastaví nejvhodnější způsob zálohování a vše otestují. Pro malou firmu se často jedná o to nejlepší řešení, protože se nemusíte o nic starat a máte jistotu, že nepřijdete o cenná data.

Jak vám může Pekk pomoci se zálohováním se dozvíte zde.

3. Jak ochránit počítače, firemní systémy a data?

Na každém počítači mějte nainstalovaný antivirus. Na trhu jich dnes najdete spoustu. Pekk doporučuje například (ESET, Kaspersky, Avast, McAfee, Norton). Při výběru nástroje sledujte licence pro firmy, ne pro jednotlivce. Kromě toho vybavte počítače také antispywarem a firewallem.

Bezpečnost je třeba řešit také na úrovni firemní sítě. V tomto by vám mělo pomoci vaše IT oddělení. Nemá-li na to znalosti, vyplatí se tuto oblast nechat odborníkům. Útoků na firemní sítě přibývá a je proto opravdu důležité mít síť kvalitně zabezpečenou.

Dalším důležitým způsobem ochrany dat je zálohování, popsané v předchozí otázce. K bezpečnosti patří i prohlížeč, který uživatele varuje před potenciálně nebezpečnými stránkami. V rámci firemních politik navíc můžete zablokovat podezřelé stránky a také ty, které nesouvisí s výkonem práce. I to pomůže k bezpečnosti zařízení i dat.

S bezpečností souvisí také školení zaměstnanců. Každý z nich by měl znát pravidla pro tvorbu silných hesel, rozpoznat běžné typy útoků, jako například phishing, odhalit spam a neotvírat neznámé přílohy a soubory. Nemůžete-li zajistit školení interně, obraťte se na odborníky z Pekku. Takové bezpečnostní školení může probíhat i na dálku.

4. Jaká bezpečnostní rizika nejčastěji hrozí malým firmám?

Při plánování IT v malé firmě mají menší firmy často pocit, že jsou příliš malé na to, aby hackery zajímala jejich data. Proč tomu tak není? Útoky jsou čím dál víc automatizované a útočníci dokážou cílit na stovky i tisíce malých firem najednou. Sází na to, že malé firmy oproti těm velkým často nemají tak kvalitní zabezpečení, dostatek zdrojů k jeho realizaci a komplexní znalosti v této oblasti.

Nejběžnějším typem útoků, kterými hackeři cílí na malé firmy, je phishing. Je těžké proti němu automatizovaně bojovat. Stačí malá nepozornost jednoho zaměstnance a hacker se dostane do interních systémů. Další častou hrozbou jsou různé typy spamu (o nich si více přečtěte zde) a také malware, který zahrnuje různé typy virů. Útočníci se snaží získat přístup k síti, ukrást nebo zničit data.

Jedním z nejvýnosnějších typů útoků poslední doby je tzv. ransomware. Útočník zašifruje firemní data a poté žádá o peníze s příslibem vrácení přístupu k datům. Ne vždy ale po zaplacení firma získá data zpět. Nejen s touto hrozbou souvisí také problém slabých hesel. Více o vhodných heslech se dozvíte v tomto článku.

V poslední době hackeři zneužívají také méně kvalitní zabezpečení zařízení i sítě při práci na dálku. Naše doporučení pro bezpečnou práci z domova najdete v tomto článku.

5. Hodí se cloud i pro malou firmu?

Rozhodně! Právě malé firmy mohou skvěle těžit z výhod cloudu. Těch je přitom celá řada, například:

• Ušetříte za nákup, provoz a údržbu hardwaru i nákup a obnovu licencí softwaru.
• Získáte kontrolu nad výdaji za IT a jejich přesný přehled.
• Cloud je spolehlivé a flexibilní řešení. V případě výpadku jedné části úložiště za něj hned převezme roli jiné a vy můžete pokračovat v práci.
• V cloudu mohou běžet aplikace, které by si malá firma nemohla sama dovolit. Přístup k nim může být vaší konkurenční výhodou.
• Cloud se hodí i jako pomocník při automatizaci procesů.
• Díky aplikacím v cloudu mohou vaši zaměstnanci spolupracovat kdykoliv a odkudkoliv, například z home office.

Velkou výhodou cloudů pro malé firmy je jejich snadná škálovatelnost směrem nahoru i dolu přesně podle potřeb firmy a jednoduché řešení a správa záloh. Jedinou podmínkou využívání cloudů je připojení k internetu. Více o výhodách cloudových řešení pro malé firmy se dozvíte v tomto článku.

Potřebujete odbornou pomoc s řešením cloudu pro vaši firmu a chcete vědět, jak cloud efektivně využít právě u vás? Poraďte se s námi.

6. Jak snížit náklady na IT v malé firmě?

Možností je spousta. Nabízí se například virtualizace serverů a optimalizace jejich využití, používání o něco levnějšího hardwaru (v souladu s kvalitním systémem zálohování), využití cloudu a jeho škálování podle aktuálních potřeb nebo outsourcing IT či některé jeho oblasti. Místo nákupu drahých aplikací také můžete používat aplikace v cloudu, které fungují například na bázi měsíčního poplatku.

Nemůžete příliš utrácet za software? Vyzkoušejte některé open source aplikace, dostupné zdarma (například v základní verzi). Seznam open source programů pro firmy najdete zde. Hodit se vám může například Thunderbird pro správu e-mailů, WordPress pro jednoduchou webovou prezentaci, Gimp pro editaci obrázků, Audacity pro práci s audiem nebo VLC Media Player pro přehrávání videí.

Konkrétní způsoby úspor, vhodné právě pro vaši firmu, vám pomůže nejlépe určit odborná konzultace. 

7. Jak se malá firma dostane k aplikacím, na které nemá rozpočet?

Přístup k dražším, pro malou firmu těžko dostupným aplikacím můžete získat v rámci cloudových služeb. Tento způsob poskytování služeb se označuje jako SaaS (software as a service, software jako služba). Umožní vám vybranou aplikaci používat odkudkoliv: stačí k tomu přístup k internetu.

V cloudu mohou běžet například velké aplikace typu CRM, ERP, účetní systémy nebo software pro podporu project managementu. Stejně tak můžete mít v cloudu databáze, které lze snadno škálovat podle potřeby. Data a aplikace v cloudu jsou většinou chráněny více bezpečnostními vrstvami, než uvnitř firmy. Jaké výhody přináší cloud malé firmě se dozvíte v tomto článku.

8. Jak řešit IT (i jiná) školení zaměstnanců ve firmě, která na to nemá vlastní lidské zdroje?

Technologie i systémy se neustále vyvíjí a všichni uživatelé čas od času potřebují proškolit. Školení uživatelů, které malá firma nemůže pokrýt vlastními silami, se dá řešit jednoduše, outsourcingem. Vyberete si školicí firmu, která se zaměřuje na vámi požadovanou oblast, a pozvete si ji k vám. Firemní školení zajišťuje také Pekk. Řada z nich navíc nyní probíhá bezpečně, v online režimu.

Malým firmám při neformálním tréninku pomohou různé online kurzy, například na platformách Udemy či Coursera. Ty jsou převážně v angličtině. V češtině najdete podobné kurzy například na webu Seduo, jako sekundární zdroj můžete prozkoumat také portál Naučmese.

9. Jsme malá firma a máme dost zákazníků. Potřebujeme vlastní web?

I malé firmy by měly mít profesionální webovou prezentaci. Kvalitní web pomáhá nejen najít nové zákazníky, ale reprezentuje firmu navenek a podporuje důvěryhodnost značky, potažmo i celé firmy. Při komunikaci s novými klienty je můžete odkázat na vaši stránku, kde najdou například zákaznické reference a firemní historii. Tím zvýšíte své šance na získání nové spolupráce.

Kvalitní web může pro malou firmu představovat zajímavou konkurenční výhodu. Řada zákazníků před nákupem hledá informace na webu. Když jim předložíte to, co hledají, pravděpodobně nakoupí právě u vás nebo vás osloví se svou zakázkou.

V době, kdy není jednoduché udržovat vztahy se zákazníky osobně, může firma na webu sdělovat novinky a připravovat užitečný obsah pro své zákazníky. Nejste si jisti, jak je na tom váš firemní web, co mu chybí či přebývá? Nechte si jej zrevidovat odborníky (například z Pekku) a proberte s nimi potenciální možnosti zlepšení či redesignu.

10. Jaké e-mailové nástroje se hodí pro malou firmu?

Spousta e-mailových nástrojů cílí na velké i malé firmy současně a jejich tarify jsou tomu přizpůsobeny. Firemní zákazníci nejčastěji využívají e-mail formou hostingu. Funguje tak, že máte specializovaný e-mailový server, který zajišťuje celou službu a ukládá data. Velkou výhodou tohoto řešení je, že tyto servery spravují odborníci a vaše firma se nemusí o nic starat: stačí jen platit pravidelný poplatek. Díky tomu je dostupnost a zabezpečení služeb na opravdu vysoké úrovni.

Mezi nejznámější firemní e-mailové služby patří Gmail, který obsahuje také chat či videohovory. Gmail má slušnou úroveň ochrany před hrozbami zvenčí. Můžete jej zkombinovat s ostatními službami kancelářského balíčku Google Workspace (dříve G Suite nebo Google Apps), který podporuje spolupráci virtuálních týmů, umožňuje správu kalendářů i vytváření dokumentů.

Další populární službou je Outlook pro firmy. Nabízí kvalitně zabezpečené e-mailové služby, kalendář i kontakty v jednom nástroji. Můžete přes něj plánovat schůzky a propojíte jej s dalšími aplikacemi, jako je například Microsoft Teams.

Outlook a Gmail jsou ve firemním prostředí zdaleka nejrozšířenější. Najdete k nim ale i jiné alternativy. Podívejte se například na Zoho, bezpečný e-mail, doplněný o další služby. Nabízí snadnou migraci, integraci s CRM systémem stejné značky a vysokou míru ochrany dat.

11. Máme ve firmě starší, stále funkční hardware. Kdy bychom jej měli vyměnit?

Životnost desktopů se uvádí okolo 3 let, ačkoliv většina z nich bez potíží přežije i 5-8 let. Jejich výhodou je snadná výměna vadných komponent a jednoduché čištění. Notebooky typicky přežijí 3-5 let v dobré kondici. Komponenty nejsou tak snadno vyměnitelné, jako u desktopů, a ani pravidelné čištění většinou není možné.

Typická životnost běžného pevného disku je 3-5 let, ačkoliv některé disky vydrží až 10 let. Pevné disky (HDD) obsahují mechanické části, které se časem poškozují. Někdy můžete pomocí speciálních nástrojů poznat, že disk přestává fungovat, jindy je ale jeho konec nečekaný. Představte si, že na tomto starém disku máte jedinou firemní zálohu…

Kdy se vyplatí koupit nový hardware? Například, když:

• výměna vadné komponenty vede k nekompatibilitě s používaným softwarem,
• nová verze operačního systému nepodporuje zastaralý hardware,
• větráčky pracují na plné obrátky, i když je počítač málo vytížený (přehříváním hardwaru dochází k jeho postupnému poškozování),
• potřebujete menší, lépe přenosné laptopy,
• levnější je konkrétní stroj nahradit, než opravit,
• aplikace se načítají neúnosně dlouho, i když už jste přeinstalovali a vyčistili systém,
• náběh a vypínání trvají neobvykle dlouho,
• počítač přestal zvládat běh více aplikací najednou a přepínání mezi nimi.

Nemáte-li finance na včasnou obměnu hardwaru, je klíčové mít zálohy na bezpečných místech. Nákupu hardwaru na zálohování se vyhnete například zálohováním v cloudu.

12. Objednali jsme do firmy vysokorychlostní internet, ale rychlost není taková, jakou jsme očekávali. Máme kontaktovat poskytovatele?

Vina za pomalé připojení k internetu nemusí být vždy na straně poskytovatele. Je několik věcí, které byste měli zkontrolovat, než budete situaci řešit s providerem. Váš IT tým nejdříve restartuje síťové prvky, aby se ujistil, že problémy nejsou způsobeny chybou v jejich běhu. Tento krok často vyřeší některé potíže. Používáte-li ve firmě Wi-Fi, ujistěte se, že signál plně dosáhne všude, kam potřebujete.

Dále si ověřte skutečnou rychlost vašeho připojení, například přes DSL.cz. Měřením zjistíte přibližnou rychlost downloadu i uploadu i dobu odezvy. Tyto informace můžete použít jako podklady k identifikaci problémů se sítí. Možná některý váš zaměstnanec v práci sleduje streamovaná videa, která zabírají velkou část dostupné šířky pásma a ostatním zaměstnancům tím zpomaluje internet. Zkontrolujte, jaké aplikace a weby zaměstnanci spouští. Pomoci může i blokování některých služeb a případně také monitorování počítačů zaměstnanců. 

Možná platíte za rychlé připojení, ale váš hardware na ně jednoduše nestačí. Nechte váš IT tým zkontrolovat, jakých maximálních rychlostí dokáže dosahovat váš primární router, všechny ostatní síťové prvky uvnitř firmy i jednotlivá zařízení (desktopy, notebooky). Pokud vaše síťové prvky nebo hardware nezvládají rychlejší připojení, jedinou možností je obnova hardwaru.

Nepomohly tyto základní tipy a internet je pořád příliš pomalý? Kontaktujte svého poskytovatele internetu nebo si nechte analyzovat vaši síť odborníky, například z Pekku.

13. Má smysl strategické plánování IT v malé firmě?

Na informačních technologiích jsou dnes firmy přímo závislé. Strategické plánování v oblasti IT se proto vyplácí i malé firmě. Strategie definuje cíle rozvoje IT, doplněné konkrétními kroky a potřebnými nástroji k jejich dosažení. Pomáhá firmě plánovat zlepšení, řídit změny v IT a vést si přehled o aktuálním stavu.

Správně vytvořená strategie pomáhá zdůvodnit, stanovit a přidělit rozpočet dílčím oblastem obnovy a údržby IT (například infrastruktura, aplikace, služby či inovace). Měla by fungovat iterativně: čas od času se musí revidovat a aktualizovat. Musí být v souladu se strategiemi dalších oddělení a proto by na ní měli společně pracovat vedoucí jednotlivých oddělení napříč firmou. A v neposlední řadě musí být celá strategie přesně zdokumentovaná a podložená konkrétními čísly a deadliny.

Celý proces strategického plánování IT se vyplatí konzultovat s odborníky: například v rámci IT analýzy.

14. Kde získáme podporu při potížích, na které nestačí náš IT tým?

Máte-li komplexnější potíže s IT, kontaktujte odborníky z Pekku. V rámci IT analýzy můžeme společně odhalit některé potíže ještě před jejich vznikem a zjistit, v jaké kondici je vaše IT. I další specifické požadavky za vás odborně vyřeší Pekk, ať už se jedná o IT zabezpečení, migraci na cloud či zapojení virtualizace nebo nastavení monitoringu a reportingu, který vám umožní sledovat vytíženost zařízení a odhalovat potíže včas.

Pekk vám poradí také s efektivní automatizací procesů, díky níž se zaměstnanci mohou věnovat důležitějším úkolům. Stejně tak za vás odborně nastavíme celou počítačovou síť, včetně volby a implementace vhodného zabezpečení.

IT v malé firmě? S radami od Pekku půjde vše hladce

S tímto detailním přehledem otázek a odpovědí, které našim zaměstnancům pokládají malé firmy nejčastěji, si snadno poradíte se základními záludnostmi v IT. Máte další otázky nebo potřebujete pomoci? Kontaktujte nás. Tým Pekku je vám k dispozici.